Guia definitivo da análise cadastral de inquilino

Ilustração deE aí, meu corretor. Já reparou que a maioria dos problemas que podem acontecer em uma locação tem a mesma origem? A escolha do locatário.

A análise cadastral de inquilino não é só uma burocracia, é a única coisa que separa um aluguel tranquilo de um pesadelo de inadimplência, processos judiciais e dor de cabeça com o locador.

Sem uma análise criteriosa, você pode acabar fechando negócio com um inquilino que não paga, não sai e ainda destrói o imóvel.

Ou pior. Já imaginou descobrir que o fiador não tem renda ou responde a processos só depois que o problema bate na sua porta?

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Calma, corretor! Neste guia, vamos ver o que realmente importa na análise cadastral de inquilino. Como evitar armadilhas para escolher o inquilino certo. E as melhores formas de fazer todo esse processo e ganhar uma moral com o proprietário do imóvel.

Bora começar?

O que é a análise cadastral de inquilino e por que ela é essencial?

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Corretor, me responde uma coisa. Você entregaria as chaves de um imóvel de olhos fechados, sem saber nada sobre quem vai morar lá?

Se sua resposta for "sim", parabéns. Você gosta de viver perigosamente.

Se for "não", bem-vindo ao mundo da análise cadastral de inquilino!

Se você já passou pela dor de cabeça de um inquilino inadimplente, sabe que aprovar qualquer um sem critério é um tiro no pé.

A análise cadastral do inquilino é o processo de investigação que garante que o futuro locatário tem condições de honrar com o aluguel e não vai deixar o proprietário na mão.

Basicamente, é um raio-x financeiro e comportamental do futuro inquilino.

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O que um corretor precisa verificar antes de aprovar um contrato?

Uma análise de inquilino bem feita precisa olhar para três pilares principais:

1. Capacidade de financeira – O inquilino tem renda suficiente para bancar o pagamento do aluguel sem sufoco?
2. Histórico financeiro – Já deu calote antes? Tem nome sujo? Costuma atrasar contas?
3. Referências e comportamento – Como foram suas locações anteriores? Ele devolveu o imóvel direitinho ou deixou um rastro de destruição?

→ Se quiser se aprofundar, confira o nosso artigo: Consulta de CPF para aluguel: como fazer uma análise blindada

Quanto mais informações você tiver, melhor. Afinal, não basta paga em dia. Até a Lei do Inquilinato diz que o inquilino precisa cuidar do imóvel como se fosse seu.

Quem pode fazer a análise cadastral de inquilino?

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Mas calma lá, corretor! A análise cadastral de inquilino não é brincadeira. Não é qualquer um que pode sair por aí puxando a ficha, consulta CPF e bisbilhotando a vida alheia.

Tem um grupo seleto que pode fazer uma análise de ficha para aluguel dentro das normas:

1. Proprietários de imóveis

O dono do imóvel tem o direito de saber quem vai morar no seu patrimônio. Afinal, ninguém quer entregar as chaves e depois descobrir que o inquilino é um estelionatário.

2. Imobiliárias e corretores

Se você administra locações, precisa garantir que está colocando alguém confiável no imóvel. Por isso, pode (e deve) fazer uma análise cadastral de inquilino impecável antes de fechar negócio.

→ Você pode se aprofundar nesse outro artigo: Imobiliária consulta o score do cliente? Guia para corretor

3. Administradoras de imóveis

Empresas que fazem gestão de locação também têm permissão para essa análise cadastral. O objetivo? Evitar calotes e garantir contratos sem dor de cabeça.

Mas atenção! Não é porque você pode consultar score, CPF e outros documentos para alugar imóvel que pode sair compartilhando informações por aí. O acesso aos dados precisa seguir as regras da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Ou seja, não é porque você descobriu que um candidato que tinha pinta de milionário tava todo endividado que vai sair mandando prints no grupo da imobiliária, hein!

Quanto tempo demora a análise cadastral de inquilino?

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Se tem uma coisa que deixa proprietário e inquilino ansiosos, é a espera pela aprovação da ficha cadastral.

Mas a verdade é que ninguém tem paciência para ficar esperando dias por uma resposta.

O inquilino quer se mudar logo e é bem provável que ele continue pesquisando outros imóveis enquanto você está fazendo a análise de ficha de inquilino.

O proprietário também quer receber o aluguel logo, quanto mais tempo vago mais ele perde. E você quer aprovar logo para sair e fechar mais contratos de locação.

O tempo da análise cadastral pode variar bastante dependendo do método usado. Vamos ver:

→ Se você quer dicas de melhorar a velocidade nas aprovações de inquilinos. Confira esse outro artigo: Análise de ficha para aluguel: Dicas para aprovação rápida

1. A análise cadastral de inquilino tradicional

Se a imobiliária faz tudo manualmente, coletando documentos, ligando para fiadores e consultando Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) um por um, pode levar de 2 a 5 dias úteis. Isso se ninguém esquecer de mandar um documento importante e precisar recomeçar o processo.

Mesmo que o serviço seja terceirizado para uma empresa ou advogado especializado em análise de fiador e inquilino, o tempo pode ser o mesmo.

2. A análise cadastral de inquilino digital

Algumas imobiliárias usam bancos de dados básicos na consulta de CPF para alugar, o que pode agilizar um pouco, mas ainda assim depende de checagens manuais. Aqui, o prazo costuma girar entre 24 e 48 horas.

3. A análise cadastral de inquilino automática

Agora, se você usa um sistema de consulta de CPF e mais dados automatizado, como a Alude, o tempo cai para alguns segundos. Basta inserir o CPF ou CNPJ, e pronto: você tem o histórico completo do inquilino em um clique.

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Checklist de análise cadastral de inquilino: O que conferir?

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Agora que já entendemos por que a análise cadastral de inquilino é essencial, bora colocar a mão na massa! O processo pode parecer burocrático, mas se você souber exatamente o que conferir, tudo fica mais rápido e seguro.

Veja o checklist para garantir que nenhum inquilino problemático passe despercebido:

1. Documentação básica e essencial

Antes de qualquer coisa, é preciso verificar se o inquilino existe de verdade e se os dados dele estão corretos. Para isso, você deve solicitar:

• RG e CPF do inquilino.
• Comprovante de residência atualizado (conta de luz, água ou telefone).
• Para empresas, a lista aumenta: CNPJ, contrato social e certidões negativas.

→ Se você está lidando com aluguéis não residenciais, confira o artigo: Como consultar o grau de risco da empresa pelo CNPJ.

2. Comprovação de renda

A famosa "regra dos 3" ainda faz sentido? Depende.

No mercado é comum exigir que o inquilino comprove uma renda 3x mais alta que o valor do aluguel.

A ideia por trás dessa conta é garantir que o inquilino tenha uma margem financeira para pagar o aluguel sem comprometer tudo que ganha. Mas essa é uma visão míope né?

Inquilinos com renda variável como (autônomos, freelancers, jogadores de futebol, atores) podem ter dificuldades para comprovar renda.

E mesmo que uma pessoa tenha uma renda 3x mais alta que o aluguel, os gastos fixos dela também podem ser altos e comprometer o pagamento.

Vale a pena conferir a documentação:

• Contracheques dos últimos 3 meses.
• Declaração de Imposto de Renda.
• Extratos bancários recentes.
• Declaração de faturamento (para autônomos e empresários).

3. Histórico financeiro e de crédito

Se o inquilino tem histórico de pagamentos atrasados, pendências financeiras ou está enrolado em dívidas, é melhor ligar o alerta vermelho.

• Consulta CPF para aluguel e restrições: Veja se há negativação em órgãos como SPC ou dívidas protestadas em cartórios.
• Score de crédito: Ele avalia apenas alguns indicadores financeiros e se o candidato costuma pagar as contas em dia.

→ Nem sempre dá para confiar apenas nesse número. Confira o artigo: Por que imobiliárias não confiam na consulta de score para alugar?

4. Histórico jurídico

Uma parte que muitas imobiliárias ignoram e que pode fazer TODA a diferença. Será que o inquilino já esteve envolvido em ações judiciais relacionadas a aluguel?

Inquilinos que já foram acionados por outras imobiliárias podem ser um risco.

• Ações de despejo – Já teve problemas para pagar aluguel no passado?
• Processos de cobrança – Empresas ou pessoas cobrando dívidas atrasadas?
• Ações trabalhistas – Se perdeu um emprego recentemente, pode ser um alerta de risco financeiro.
• Pendências fiscais – Dívidas com a Receita Federal ou outros órgãos governamentais.

5. Garantias: O que protege o locador contra inadimplência?

Mesmo com uma análise impecável, ninguém tem bola de cristal. Por isso, uma garantia locatícia é fundamental para proteger o locador.

As opções mais comuns:

• Seguro-fiança – Traz praticidade, mas tem um custo extra para o inquilino.
• Caução – Um valor antecipado como garantia, equivalente a três meses de aluguel.
• Fiador – Precisa ter um bom histórico e patrimônio em seu nome.

→ Se a opção for o fiador, é bom fazer uma análise cadastral dele também. Confira: Como fazer a análise de fiador completa e sem erros?

Quanto custa uma análise cadastral de inquilino?

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Essa talvez seja a pergunta que todo corretor e gestor imobiliário faz.

A boa notícia é que existem opções tanto gratuitas quanto pagas. A má notícia é que as consultas gratuitas geralmente requer um extenso trabalho manual e ainda pode ser bem limitadas.

Se você optar pelo caminho pago, pode terceirizar esse trabalho para um advogado ou empresa especializada, ou usar uma plataforma.

As plataformas especializadas em análise cadastral nem sempre são focadas no mercado de locações, mas podem oferecer um panorama mais completo com menos trabalho.

Essas ferramentas cruzam dados de diversos bancos de informações e trazem insights muito mais profundos sobre o perfil do analisado. O custo é realmente muito variado dependendo da região ou do nível de informações acessadas.

Alguns planos podem custar R$40, outros podem chegar a R$200 por consulta.

Erros comuns na análise cadastral de inquilino que podem custar caro

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A análise cadastral de inquilino é a muralha entre sua imobiliária e um pesadelo de inadimplência. Se bem feita, garante um contrato de aluguel seguro e tranquilo. Se feita de qualquer jeito é melhor você ter sorte!

Muitos corretores e imobiliárias erram na análise de ficha cadastral por descuido ou excesso de confiança.

Achar que um inquilino simpático e com um bom papo é sinônimo de pagamento em dia pode ser um erro fatal. Vamos falar sobre os erros mais comuns que podem colocar seu negócio em risco.

1. Confiar apenas na consulta score do inquilino

"Ah, mas ele tem um score de 900, então tá tudo certo!" Será?

O score de crédito é apenas um dos fatores a serem analisados e pode não contar toda a história. Alguém com um score alto hoje pode ter contraído dívidas recentemente e estar no limite da capacidade de pagamento.

Além disso, o score não mostra se o inquilino já deu calote em outros aluguéis ou tem processos de cobrança ativos. Confiar apenas no score pode fazer com que você aprove um inquilino de alto risco sem perceber.

2. Não verificar antecedentes financeiros

Muitas imobiliárias verificam apenas se o inquilino tem restrições no nome e param por aí. Mas um nome limpo não significa que ele paga as contas em dia.

O que pode passar despercebido?

• O inquilino já atrasou outros aluguéis?
• Tem protestos ou cheques sem fundo?
• Está endividado e comprometendo mais do que ganha?

A análise cadastral deve ir além do básico e buscar o histórico de comportamento financeiro. Não adianta nada o inquilino estar "regularizado" hoje se nos últimos anos viveu pulando de dívida em dívida.

3. Não consultar processos judiciais do inquilino

Esse é um dos erros mais graves e, ao mesmo tempo, um dos mais fáceis de evitar.

Se o inquilino já teve processos por inadimplência, despejo ou até fraudes imobiliárias, você precisa saber disso ANTES de fechar o contrato. Mas muitas imobiliárias não fazem essa checagem e acabam sendo surpreendidas depois.

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Se você chegou até aqui, já percebeu que analisar a ficha do inquilino é um trabalho minucioso. Conferir documentos, consultar CPF, validar renda, verificar processos judiciais… e repetir tudo isso a cada nova locação. Haja tempo e paciência!

O corretor de alto valor não tem tempo para ficar buscando essas informações de forma manual.

Por isso, a nossa ferramenta de análise de ficha é indispensável para todas as imobiliárias.

Com ela, você faz uma avaliação completa, identificando possíveis riscos antes mesmo de assinar o contrato. Olha só como é fácil e rápido!

Dívidas, endereços, telefones, onde já trabalhou, estimativa de renda, patrimônio e até antecedentes judiciais em tribunais de todo o Brasil. Tudo isso é entregue em segundos, em um relatório bonito e bem organizado, usando apenas um CPF ou CNPJ.

Você pode continuar gastando horas analisando fichas manualmente e torcendo para não errar…

Ou pode testar a Alude agora sem pagar nada e ver como a automação pode transformar sua imobiliária.

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Sobre a Alude

A Alude acredita que o corretor deveria passar seu tempo focado em criar relacionamentos e dar um atendimento incrível ao cliente - não fazendo burocracias ou trabalhos manuais. Para isso, criamos ferramentas que melhoram a experiência do cliente e facilitam a vida do corretor. Desde uma análise de crédito que impressiona proprietários, até uma gestão de aluguel que deixa suas locações no piloto automático. Buscamos estar presentes em todos os processos do seu dia a dia oferecendo sempre o melhor serviço pelo melhor preço. Quer saber mais? Faça um teste grátis agora mesmo.